Déclaration employeur 2025 :
ce que le fichier contient vraiment
Les enregistrements attendus, leur longueur exacte, la position de chaque champ, l’écriture des montants et les contrôles passés avant génération. Cette page décrit le fichier tel que le module Employeur de Qwerty l’écrit, pas le texte du cahier des charges.
Le format en un coup d’œil
- Récapitulatif DECEMP_25
- Sept annexes ANXEMP_1 à ANXEMP_7
- Enregistrements E1, L1, T1
- 399 caractères par enregistrement
- Montants sur 15 caractères, en millimes
Deux familles de fichiers, huit fichiers au maximum
Le récapitulatif agrège les totaux, les annexes portent les bénéficiaires
Le récapitulatif : DECEMP_25
Il ne contient aucun bénéficiaire. Il ne porte que des totaux, regroupés par référence : un montant, un taux et une retenue pour chaque bloc, et un total général au pied du fichier.
Chaque ligne du récapitulatif mesure 38 caractères : trois pour la référence, quinze pour le montant, cinq pour le taux, quinze pour la retenue. L’en-tête et le pied suivent la même largeur.
Les annexes : ANXEMP_1_25_1 à ANXEMP_7_25_1
Une annexe = une nature de revenu = un fichier distinct. Une déclaration qui ne contient que des salaires produit donc deux fichiers : le récapitulatif et l’annexe 1. Les annexes sans bénéficiaire ne sont pas générées.
À l’intérieur d’une annexe, trois types d’enregistrement se succèdent : E1 pour l’identité du déclarant et le nombre de bénéficiaires, L1 pour chaque bénéficiaire, T1 pour les totaux de l’annexe.
E1,
les lignes L1 et le total T1 mesurent tous 399 caractères.
Un enregistrement décalé d’un seul caractère n’est plus lu comme une déclaration.
La ligne L1, champ par champ
Annexe 1, exercice 2025 — positions comptées depuis le premier caractère
| Position | Champ | Longueur | Ce qui y est écrit |
|---|---|---|---|
| 1 – 2 | Type d’enregistrement | 2 | L1 pour une ligne bénéficiaire |
| 3 – 10 | Matricule du déclarant | 8 | Complété à gauche par des zéros |
| 11 / 12 – 14 | Catégorie et établissement | 1 + 3 | Identifient le dossier déclarant et son établissement |
| 15 – 18 | Exercice | 4 | 2025 pour la déclaration de l’exercice 2025 |
| 19 – 24 | Numéro d’ordre | 6 | Rang du bénéficiaire dans l’annexe |
| 25 | Type d’identifiant | 1 | 2 pour un CIN, 3 pour un autre identifiant |
| 26 – 38 | Identifiant | 13 | Le CIN est complété à gauche sur huit caractères dans cette zone |
| 39 – 78 | Nom du bénéficiaire | 40 | Texte translittéré, complété par des espaces à droite |
| 79 – 118 | Emploi ou activité | 40 | Même règle de troncature et de remplissage |
| 119 – 238 | Adresse | 120 | Adresse complète du bénéficiaire |
| 239 / 240 – 241 | Situation de famille et enfants | 1 + 2 | Situation sur un caractère, nombre d’enfants sur deux |
| 242 – 249 / 250 – 257 | Début et fin de période | 8 + 8 | Deux dates au format JJMMAAAA, sans séparateur |
| 258 – 260 | Durée | 3 | Nombre de jours déclarés |
| 261 – 380 | Les huit montants | 8 × 15 | Revenu, avantage, revenu brut, revenu réinvesti, retenue, retenue à 20 %, contribution sociale, montant net |
| 381 – 399 | Zone de remplissage | 19 | Espaces, pour atteindre la longueur de l’exercice |
Le total T1 reprend le matricule, la catégorie, l’établissement et l’exercice,
puis répète les totaux des huit montants dans le même ordre. Il mesure lui aussi 399 caractères.
Les montants : 15 caractères, en millimes
Un montant n’est jamais écrit avec une virgule. L’application le formate à trois décimales, supprime le séparateur décimal, puis complète à gauche par des zéros jusqu’à quinze caractères.
0000000001284500
Le format ne transporte pas de signe : la valeur est écrite en absolu, c’est la référence du bloc qui donne son sens au montant. Un net négatif est donc écrit sans son moins, et le contrôle de cohérence se fait sur les valeurs absolues.
Les textes : ASCII, sans accent
Les noms, emplois et adresses passent par une translittération avant d’être écrits. Les accents sont retirés, les caractères non alphanumériques deviennent des espaces, et le champ est complété à droite jusqu’à sa largeur.
- Nom du bénéficiaire40 caractères
- Emploi ou activité40 caractères
- Adresse120 caractères
- Raison sociale du déclarant40 caractères
- Rue du déclarant72 caractères
Un nom trop long est tronqué à la largeur du champ, sans avertissement dans le fichier : c’est la saisie qui doit tenir dans la limite, pas la génération qui doit l’inventer.
Quelles annexes alimentent quelles références
Le récapitulatif ne recopie pas les annexes : il en additionne les champs
| Annexe | Références portées au récapitulatif | Variation d’exercice |
|---|---|---|
| Annexe 1 Traitements et salaires |
10 et 170 (retenues à 10 % et à 20 %), 300 (contribution sociale de solidarité) | 300 à partir de 2018 ; 400 pour la contribution exceptionnelle de 2019 et 2020 |
| Annexe 2 Honoraires, loyers, autres |
21, 22, 30, 40, 91, 92, 100, 121, 241 et, à partir de 2021, 400 | Avant 2021, les références 23, 25 et 180 s’y ajoutent ; le découpage entre personnes physiques et personnes morales change en 2021 |
| Annexe 3 Capitaux mobiliers |
60 pour l’ensemble, puis 71 et 72 selon la nature du bénéficiaire | Mêmes références quel que soit l’exercice |
| Annexe 4 Non-résidents, jetons |
150, 270, 271, 241, 242, 93 et 23 | Mêmes références quel que soit l’exercice |
| Annexe 5 Autres retenues |
132, 133, 134, 135 et 140 ; 600 à partir de 2025 | Avant 2021, la référence 131 remplace le découpage 133 à 135 ; la référence 600 reprend le montant de TVA porté par le champ réservé au taux de 100 % |
| Annexe 6 Jeux et montants divers |
280 et 290 | Mêmes références quel que soit l’exercice |
| Annexe 7 Autres montants |
Aucune référence : la septième annexe n’alimente pas le récapitulatif | — |
Les montants ajoutés au récapitulatif sont recalculés à partir des annexes à chaque génération, puis additionnés dans le pied de fichier. Un montant saisi directement dans le récapitulatif sans ligne d’annexe correspondante est écrasé au téléchargement suivant.
Ce qui est contrôlé avant d’écrire le fichier
Tous les contrôles ne portent pas sur la forme. Une déclaration peut être parfaitement mise en page et refusée pour un identifiant invalide, ou l’inverse.
Structure de l’identifiant
Un CIN doit faire huit chiffres, commencer par 0, 1 ou 2 et ne pas être nul. Un matricule fiscal doit suivre le format un à sept chiffres, trois lettres, puis 000.
Les sept annexes, sans exception
Le contrôle parcourt les sept annexes et non la seule annexe ouverte. Une ligne fautive en annexe 4 bloque aussi une déclaration saisie en annexe 1.
La liste des lignes fautives
L’écran Employeur affiche l’annexe, le numéro d’ordre, le nom et l’identifiant de chaque ligne refusée, pour qu’elle soit corrigée à la source.
La largeur de l’exercice
La longueur n’est pas un choix : elle est déterminée par l’exercice. 2021 à 2025 partagent la même, ce qui rend une déclaration 2025 directement comparable à celle de l’année précédente.
Ce que le module fait
- Compose le récapitulatif et les annexes renseignées, au format de l’exercice déclaré.
- Applique les positions, largeurs et règles de remplissage décrites sur cette page.
- Contrôle les identifiants des sept annexes et liste les lignes à corriger.
- Recalcule les totaux du récapitulatif à partir des annexes à chaque téléchargement.
- Conserve la version précédente du fichier avant de le réécrire.
Ce qu’il ne fait pas
- Il ne dépose pas le fichier auprès de la DGI.
- Il ne décide pas si un revenu est imposable : la qualification reste celle du déclarant.
- Il ne complète pas une donnée manquante par une valeur par défaut.
- Il ne remplace pas la lecture du cahier des charges officiel en cas de doute sur un champ.
- Il ne signe pas le fichier et ne gère aucun certificat.
Questions fréquentes
Format, longueurs et contrôles du millésime 2025
DECEMP_25 et un fichier par annexe renseignée,
de ANXEMP_1_25_1 à ANXEMP_7_25_1. Une déclaration qui ne porte
que des salaires produit donc deux fichiers : le récapitulatif et l’annexe 1.
0000000001284500.
Le format ne porte pas de signe : une valeur négative est écrite en absolu.
Vérifiez le format sur vos propres bénéficiaires
Saisissez quelques lignes, générez l’annexe 1 et comparez la longueur et les positions avec le cahier des charges de votre exercice. C’est la seule vérification qui compte.